Compulsar documentos

Como ciudadanos, integrantes de una sociedad, es perfectamente normal que tengamos que realizar trámites de diversa naturaleza: académicos, laborales, administrativos, legales, entre otros. Uno de los requisitos más solicitados para la realización de trámites son los documentos compulsados.

Con el fin de favorecer los procesos de interés, resulta altamente necesario conocer qué son estos documentos, dónde y cómo se pueden obtener. Este es un proceso más simple de lo que parece inicialmente y que no requerirá de mucho tiempo, esfuerzo o inversión.

Compulsar documentos

¿Qué es compulsar un documento?

Según la Real Academia Española, compulsar es “Cotejar una copia con el documento original para determinar su exactitud.” Así, compulsar un documento es realizar una validación o verificación a través de un ente autorizado para ello, en el que se certifique la autenticidad de un documento que es de carácter oficial.

Usualmente, este tipo de verificación se realiza cuando se requiere llevar a cabo un trámite que necesita de la validación de documentos oficiales. No se solicitan los documentos originales, pues usualmente son únicos, sino que se requiere de la validación de una copia fiel y exacta.

Algunos de los documentos que son sensibles para compulsar son:

  • DNI
  • Documentos universitarios: títulos, notas, certificados, entre otros.
  • Archivos legales
  • Actas de nacimiento
  • Actas de matrimonio
  • Actas de defunción
  • Testamentos

En resumidas cuentas, compulsar un documento refiere a realizar el trámite de la verificación de una copia de un documento oficial y original. Este trámite se realiza a través de una entidad oficial y que tiene la investidura para la realización de este tipo de procesos.

 ¿Qué es una fotocopia compulsada?

Una fotocopia compulsada corresponde a una copia de un documento oficial que ha sido validada a través de una entidad con la capacidad para realizar este tipo de verificaciones legales: oficinas de registros, notarías, ayuntamientos, policía nacional u otras organizaciones oficiales.

Este tipo de documentos tiene validez legal y oficial, muy similar a la de los documentos originales.

¿Dónde compulsar documentos?

Para compulsar un documento, antes que nada, es necesario tener claridad cuál es la finalidad del mismo y cuál es el documento que se necesita compulsar; pues de estos factores dependerá el lugar donde se deba realizar el proceso.

Para Administración Pública

Cuando el trámite a realizar depende de un órgano de la administración pública, es el mismo ente el que compulsa el documento. Así, el ciudadano se debe presentar en el órgano con el documento original y una copia fiel y exacta. El funcionario correspondiente realizará la verificación del documento, la copia quedará compulsada, mientras que el documento original será devuelto al ciudadano.

Algunas de las entidades en las que aplica esta opción es: seguridad social, SEPE, agencia tributaria, ayuntamiento, oficinas de correo, delegaciones diplomáticas, entre otras.

Para Entidad Privada

Cuando se requiera de compulsar un documento para realizar un trámite en una organización privada, es necesario acudir a otra entidad para compulsar el documento. Dependiendo del documento se puede acudir al organismo que emitió el mismo; por ejemplo, una Universidad, en caso de documentos académicos o un consulado, en caso de documentos de provenientes del extranjero.

¿Quién puede compulsar documentos?

Los organismos que pueden compulsar documentos son solo oficiales. Es decir, que tienen investidura legal como: ayuntamientos, notarías, oficinas de registros, consulados, entre otros, y también aquellos que emiten documentos oficiales, como es el caso de las universidades.

Para que un documento compulsado tenga validez oficial será necesario que el organismo que realiza la verificación tenga la investidura correspondiente. De lo contrario, no tendrá la validez que corresponde.

Así mismo, es importante destacar que la persona que realizará la comparación y verificación de estos documentos es un experto en este tipo de procedimientos.

Requisitos o documentación necesaria

A pesar de que este es un proceso de carácter legal y oficial, es cierto que los requisitos necesarios para la compulsar un documento son bastante simples:

  • Documento original
  • Copia fiel y exacta del documento oficial
  • DNI o documento de identidad
  • El pago de tasas correspondientes a este trámite administrativo (solo si aplica)

El ciudadano se deberá presentar en la entidad correspondiente con estos documentos y se llevará a cabo el procedimiento. Este es un proceso bastante simple que no requiere de demasiados requisitos. Sin embargo, sí es necesario que el titular del DNI asista de manera presencial a la entidad para la realización del proceso.

Así mismo, hay que apuntar que algunos documentos no necesitan de ser compulsados de manera presencial. Aquellos documentos que han sido digitalizados en las oficinas de registro cuenta con un Código de Seguro de Verificación, que tienen la validez de los documentos compulsados. Así mismo, los documentos oficiales que tengan firma electrónica de Ayuntamiento de Madrid, no requerirán de ser compulsados.

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